Surat Menyurat

Arti Surat

Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.

Fungsi Surat

1. Surat sebagai alat komunikasi

Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).

2. Surat sebagai wakil penulis

Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

3. Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

4. Surat sebagai bukti tertulis

Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.

Bagian-Bagian Surat

1. Kepala Surat/Kop Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Lampiran Surat
5. Hal atau Perihal
6. Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)

7. Salam Pembuka
8. Isi Surat :
- Alenia Pembuka
- Alenia Isi
- Alenia Penutup
9. Salam Penutup
10. Pengirim Surat
11. Tembusan Surat
12. Inisial

Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat

a. Kata yang Baik atau Baku

Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakaji kebenrannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa. entar. kasih. bikin. dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana. mengapa. mengapa. nanti. memberi. membuat.

Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut:

Kata Baku Kata Tak Baku Kata Baku Kata Tak baku

Februari Pebruari November Nopember

formal formil persen prosen

b. Kata yang Lazim

? Pilihlah kata yang lazim. memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Misalnya:

? masukan bukan input

? Suku cadang bukan sparepart

? Peringkat bukan rangking

? dampak bukan impact

c. Kata yang Cermat

Kata memohon. meminta. menugasi. memerintahkan. menganjurkan dan menyarankan merUpakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam Surat.

Penggunaan sapaan Bapak. Ibu. Saudara. dan Ananda hendaknya tepat Pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi Surat tersebut. apakah penerima Surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim Surat.

d. Ungkapan Idiomatik

Unsur-Unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur­unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan.

Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain:

sesuai dengan bertemu dengan terbuat dari tuput dari

e. Ungkapan yang Bersinonim

Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.

Contoh:

sejak dan dari (tidak digunakan segaligus)

adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)

Tidak Baku

Kiriman ini adalah merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi kekurangan kiriman kami tiga hari yang lalu.

Baku